Een werkapp op maat voor Maascleaning

Informatie op verschillende plekken

Een schoonmaakteam werkt op verschillende locaties, voor verschillende klanten en op wisselende momenten. Bij Maascleaning werd die afstemming via WhatsApp geregeld en op papier bijgehouden. Daardoor stond de informatie over het dagelijkse werk verspreid over gesprekken en notities.

We bouwden een app op maat om planning, uren en opvolging een centrale plek te geven. De app sluit aan op zowel het werk van de schoonmaakmedewerkers als de administratie achter de schermen.

De werkdag in de app

Medewerkers kunnen hun planning raadplegen, gewerkte uren vastleggen en opmerkingen toevoegen aan een shift. Daarbij kiezen ze de juiste klant en het bijbehorende project. Hun eigen urenoverzicht maakt de geregistreerde werkzaamheden terugvindbaar.

De medewerkeromgeving ondersteunt Nederlands, Engels, Pools en Oekraïens. Zo kan ieder teamlid de beschikbare interface gebruiken in een taal die bij hem of haar past.

Overzicht voor de administratie

De administratie beheert medewerkers, klanten, projecten en planning vanuit dezelfde omgeving. In het urenoverzicht zijn registraties te bekijken en te filteren per periode, medewerker of klant. De gegevens kunnen ook worden geëxporteerd voor verdere verwerking.

Daardoor zijn de geregistreerde uren gekoppeld aan de werkzaamheden en de locatie waar ze bij horen. De administratie heeft één overzicht om op terug te vallen.

Ook ruimte voor wat er tussendoor gebeurt

Naast planning en uren bevat de app functies voor verlofaanvragen en materiaal- of onderhoudsmeldingen. Medewerkers kunnen een melding aan een project koppelen, waarna de opvolging binnen de app gebeurt. Afgehandelde meldingen kunnen worden gearchiveerd en blijven terugvindbaar.

Eén plek voor het dagelijkse werk

Maascleaning gebruikt nu een eigen app voor processen die voorheen via WhatsApp en papier verliepen. Planning, gewerkte uren en meldingen hebben daarin een vaste plek gekregen. De registratie van het werk is gekoppeld aan de medewerker, de klant en het project waarvoor de werkzaamheden zijn uitgevoerd.

Die samenhang geeft het team en de administratie een gedeeld vertrekpunt. Medewerkers kunnen hun werkzaamheden vastleggen, waarna de gegevens in de beheeromgeving beschikbaar zijn voor verdere opvolging.

Uren die terug te vinden en te verwerken zijn

Medewerkers hebben toegang tot hun eigen urenoverzicht. De administratie kan registraties bekijken per periode, medewerker of klant en ze exporteren voor verdere verwerking. Daardoor is zowel een overzicht over meerdere werkzaamheden als de registratie van een specifieke shift beschikbaar.

Opmerkingen bij een shift blijven bij de betreffende werkzaamheden staan. Dat geeft context wanneer de administratie een registratie later bekijkt en helpt om informatie over een werkmoment op dezelfde plek terug te vinden.

Een app voor het hele team

De medewerkerinterface is beschikbaar in Nederlands, Engels, Pools en Oekraïens. Planning raadplegen, uren registreren en de overige medewerkerfuncties gebruiken kan daarmee in verschillende talen, terwijl de administratie vanuit dezelfde centrale omgeving blijft werken.

Ook verlofaanvragen en materiaal- of onderhoudsmeldingen maken deel uit van de app. Een melding kan aan een project worden gekoppeld en na afhandeling worden gearchiveerd. Zo biedt de toepassing Maascleaning een gezamenlijk overzicht van zowel het geplande werk als de praktische zaken die tijdens dat werk ontstaan.